Halkla ilişkiler’de Sergi ve Fuarlar, bunların önemi ve 14. İzmir Kitap Fuarı

Pazarlama uygulamaları içinde, ürün yada hizmet üzerinde geçici, ancak güçlü etki yapan sergi ve fuarlar, kapsamlı ve ayrıntılı bir organizasyon gerektirmektedir. Genellikle geniş çaplı ve kamuya açık organizasyonları içeren sergi sözcüğü ile, ticari anlamda olduğu kadar, kar amacı gütmeyen kuruluşlar açışından da herhangi bir şeyin sergilenmesi ve geniş kitlelere sunumu kastedilmektedir.

Bir sergi düzenlemeden önce ilk olarak, o serginin gerekli olup olmadığı ve amacının ne olduğu tespit edilmelidir. Şirketler açısından düşünüldüğünde, fuar ve sergilere katılmak, pazarı görmek, müşteriler ile ilişkiye geçme imkanı kadar rakip firmaların durumlarını görmeye de yarar. Ki bu gerçekten önemli bir noktadır. Sergi ve fuarlarda genel olarak 2 tip hedef kitle mevcuttur, bunlardan biri gerçek anlamda ürün veya fikri satın almaya gelen, bir iki küçük bilgilendirme ile satış yapabileceğiniz hazır kitle, ya da sadece vakit geçirmek için gelen pasif kitle ama bu kitlenin oranı kimi zaman fazladır ve bunları ikna etmek için biraz uğraşmak gerekmektedir.

Şimdi ilk olarak Halkla ilişkiler’de Sergi ve Fuar’ların amaçlarından biraz bahsedelim;

 Kuruluşumuzun tanıtımını yapmak,  mevcut müşteriler ile iletişim kurarak ürün ve hizmete olan ilgilerini arttırmak, potansiyel müşteriler ile iletişim kurarak yeni satış alanları ortaya çıkarmak, yeni ürün veya hizmeti tanıtmak, bölge temsilcilerinin etkinliğini arttırmak, yetkililerle iletişim kurmak, pazar araştırmalarına ve uzun dönem planlamalara katkıda bulunmak ve son olarak sipariş imkanı yaratmak.

Sergi, fuar düzenlemeye karar verilmesi durumunda dikkate alınması gereken bazı hususlar vardır;

 Sergi yeri hedef kitleye kolay ulaşılabilir yerlerde olmalıdır, bütçe çıkarılmalıdır (kaz gelecek yerden tavuk mu esirgenir diye düşünürseniz, kazla gittiğiniz yerden civciv ile dönersiniz), stand yerinin uygun olması gerekmektedir (stand dizaynı için gerekirse bir uzaman kullanılmalı, ekipmanlar için özel bir bölüm muhakkak olmalıdır, kimi zaman ikili özel konuşmalar için, en azından kabinler ile ayrılmış özel bir bölüm olmalıdır vb), tüm hedef kitlelere uygun bilgilendirme materyaller hazırlanmalı (müşterilere eşantiyonlar, ürün tanıtıcı broşürler vb, basına reklam veya enformasyon amacıyla fotoğraf, basılı materyal ve diğer görsellerden oluşan bir basın bülteni hazırlanmalıdır), elemanlar arasında önceden görev dağılımı yapılmalı (teknik elemanlar ayrı, müşteri temsilcileri ayrı, servis elemanları ayrı olmalıdır, bir müşteri temsilcisi karşılaştığı teknik bir soruyu teknik elemana yönlendirmelidir ), yeni müşteri yada mevcut müşteriler ile sözleşme yapılma ihtimaline göre böyle evraklar hazırda bulundurulmalı (müşteri portföyüne göre yabancı dillerde hazırlanmış evraklarda bulunmalı), sergi kataloguna katılmalı, sizin için muhakkak gelmesini istediğiniz kişi, kurum ya da kuruluşlar için ücretsiz giriş davetiyeleri unutulmamalı.

İşte bunlar ve bunların ötesine taşan kimi durumların yapılmaması bizi sergide başarısızlığa götüren faktörler olur. Ne kadar özen gösterirsek o kadar başarılı olur, istediğimiz verimi alırız.

Sergi ve fuarlara katılma kararının öncesi olduğu gibi sonrası da vardır, kimi zaman bir firma sırf adını duyurmak için ya da rakip firmalar katılıyor diye bir fuara da katılabilir, kimi zaman müşteri kazanmak için de. Ama amacımız ne olursa olsun, bu işler öpücükle olmadığına göre, katılımdan sonra, kendimizi iyice sorgulamamız lazım. Acaba bu sergi bize ne kazandırdı, ne verdik, neleri geri aldık, hedef kitlemize ne kadar ulaştık, ulaştırmak istediklerimiz bize ne kadar feedback verdi… vb… Artı olarak fuar esnasında kişi kimi zaman elinde afiş, broşür taşımak istemez ve sizden daha sonra bir uzman, bir mail, gibi şeyler göndermenizi isteyebilir böyle durumlarda gecikmemek lazımdır, bir an önce o kişiye ulaşmalısınız. Neyse benim sergi ve fuarcılık hakkında şimdilik yazacaklarım bu kadar. Tabi bunlar bizim kitaplardan öğrendiklerimiz, ve hiçbir zaman hiçbir şey kitaplarda yazıldığı gibi olmaz, kitaplar sadece o konu hakkında bize düşünme ufku kazandırır, biz her şeye hazırlıklı olmak, her durumu yönetecek kıvraklığa sahip olmalıyız.

Şimdi gelelim 14. İzmir Kitap fuarına, ben 2 yıldır İzmir’deyim ve geçen senede 13. İzmir kitap fuarına gitme şansım olmuştu. Bu senede büyük bir zevkle gidip yine sürüsüne bereket kitap almayı planlıyorum. Geçen sene dikkatimi geçen en büyük durum, neredeyse yayınevinin ve bine yakın yazarın olduğu fuarda tüm yoğunluğun mizah dergisi UYKUSUZ standında olmasıydı ve önünde neredeyse   500 m. kuyruk vardı. Bu sene 18-26 Nisan 09 tarihleri arasında 300’e yakın yayınevi ve sivil toplum örgütünün katılacağı fuarda,142 kültür etkinliği organize edilecek ve bu senenin onur konuğu yazar Tarık Dursun KAKINÇ ve fuar tabi ki İzmir uluslararası Fuar alanında yani İzmir fuarında. Ben şimdiden gideceğimi söylüyorum, eminim ki sizlerde gidip, kendinize uygun en güzel kitaplardan bir demet oluşturacaksınız.

not: bu yazı için, sevgili hocam, Prof. Dr. Filiz Balta Peltekoğlu’nun ‘Halkla İlişkiler Nedir’ adlı kitabının  270-273. sayfalarından faydalanılmıştır. Hocamıza Sygı, selam ve sevgilerimi sunuyorum.